Caso de éxito: Video Killed the Paper Star

Enviar 150.000 cartas personalizadas en 10 días es un proyecto de una complejidad extrema. Pero cambiar el formato a falta de pocos días era algo para lo que nadie estaba preparado.

La mayor parte de nuestros clientes lo son desde hace muchos años. Algunos de los proyectos que hacemos para ellos se repiten a lo largo del tiempo. Para el departamento de comunicacián de una de las mayores empresas de moda, el proyecto más importante del año llega pocos días antes de la Navidad.

El reto: 150.000 cartas en 35 idiomas en tres días

Nuestro cliente envía un total de 150.000 cartas personalizadas a un total de 96 países en todo el mundo. Desde que se valida la carta hasta que se entrega en el destino, apenas pasan 10 días. En esos 10 días se traduce, maqueta, revisa, imprime, ensobra, se envían y se entregan 150.000 cartas. Solo en Kobalt participamos un total de 85 personas para este único proyecto.

• 150.000 cartas personalizadas
• 35 idiomas
• 3 versiones por idioma
• 96 países
• 10 días
• 85 participantes en el proyecto

Nuestra labor, como empresa de traduccián, es la de encargarnos de la traduccián a 35 idiomas con tres versiones distintas por idioma, la revisián, maquetacián e incorporacián del feedback de las oficinas locales del cliente y la entrega a la imprenta en un plazo de tres días.

No vamos a decir que es un proyecto sencillo, pero llevamos varios años realizándolo y casi, casi se ha convertido en algo rutinario.

A falta de unos tres días para el inicio del proyecto, recibimos una llamada de nuestro contacto en la empresa en la que nos explica que iban a tener una reunián interna de seguimiento de este proyecto y que nos mantendrían informados de cuándo íbamos a disponer de la versián validada para empezar a coordinarlo todo.

Dos horas más tarde, nuestro contacto nos llamá de nuevo para decirnos que habían decidido grabar el contenido de la carta en un vídeo mensaje a modo de prueba. Pero que solo era eso, una prueba y que no iba a cambiar nada.

Cambio de planes

Al día siguiente nos volvieron a llamar para decirnos que la prueba había ido bien, había gustado la idea a sus superiores y que habían decidido pasar de la carta al vídeo en el último momento y que el vídeo se tendría que subtitular a los 35 idiomas.

Ni que decir tiene que nuestra experiencia de muchos años subtitulando para cine y televisián nos vino bien para varias cosas. Primero, para asegurar que teníamos la experiencia necesaria para liderar un proyecto de subtitulacián a 35 idiomas con garantías. En Kobalt contamos con expertos en traduccián audiovisual y hemos subtitulado más de 300 películas de cine. Sabemos lo que hacemos. Gracias a nuestra experiencia, fuimos capaces de dar unas directrices muy claras a todos los traductores y revisores sobre las convenciones que había que seguir al subtitular.

Paralelamente, nos coordinamos con el departamento de sistemas del cliente para acordar cámo se iba a realizar la subtitulacián. El responsable de este proyecto en sistemas, nos comentá que se inclinaba por realizarlo en WEBVTT que es un estándar de HTML5. La gran ventaja es que permite trabajar con una única versián del vídeo y hacer una llamada a los subtítulos en funcián del idioma del navegador del cliente.

Cuando se recibiá el vídeo definitivo, se creá una plantilla de subtitulacián sobre la que iban a trabajar todos los traductores y revisores. La traduccián y revisián se realizá sin mayores problemas y el feedback recibido desde los países fue positivo. Se realizaron los cambios sugeridos y el vídeo se publicá en la fecha programada.

Todo un éxito

El resultado final de esta accián fue tremendamente positivo. El vídeo había generado más de 1.000 comentarios y se había logrado interactuar con los destinatarios, algo que hasta la fecha no se había conseguido porque nadie había respondido a las cartas enviadas. Nuestro cliente estaba muy satisfecho con el resultado y el correo postal ha quedado descartado para las práximas comunicaciones.

Se pudo obtener un feedback inédito hasta entonces entre otras muchas ventajas.

Además de poder recoger un feedback hasta la fecha inexistente, el cambio al vídeo ha supuesto otras muchas ventajas y beneficios:

• Ahorro enorme en el coste de impresián y distribucián de 150.000 cartas
• Respeto con el medio ambiente: se han ahorrado toneladas de papel y emisiones de CO2 a la atmásfera tanto en el proceso de tala de árboles, impresián y distribucián.
• Posibilidad de rectificacián inmediata en caso de error o cambios de última hora. Algo imposible con una carta impresa.
• Gestián mucho más sencilla por parte de nuestro cliente: se elimina gran parte de la complejidad que supone coordinar imprenta y envíos a 96 países.

En una reunián posterior de valoracián del proyecto, la responsable del proyecto nos confesá que tenía bastantes dudas de que fuera a salir bien, pero que al ver que tanto nosotros como el departamento de sistemas estábamos tranquilos y convencidos de que iba a salir bien, decidiá apostar por nosotros.

¡Ahora el reto es encontrar un buen tema para el práximo vídeo!